В современном ритме жизни сложно все успеть, из-за чего мы часто чувствуем себя подавленными, уставшими. Нам сложно понять с чего начать, какие шаги помогут дойти до поставленной цели, и где найти время для восстановления сил и энергии. Но как показывает практика, главная проблема заключается не в отсутствии времени, а в его неправильной организации. Правильно организовывать свое время учит тайм менеджмент, что это такое более подробно разберем в данной статье.
Тайм-менеджмент: что это такое и для чего он нужен
Наука об управлении временем называется тайм-менеджмент. Этот комплекс включает в себя принципы, методы и техники, позволяющие правильно организовать рабочий процесс, тем самым повысив продуктивность от работы. Наука применяется как для организации деятельности одного человека, так и для систематизации рабочего процесса целого коллектива.
Интересный факт из истории:
Необходимость в применении тайм-менеджмента возникла в начале XX века, когда общество вышло на новый уровень развития. Появление и внедрение автоматизированных систем позволило человеку избавиться от ряда задач, требующих долгого и кропотливого труда. Разработанные алгоритмы и системы позволяли существенно облегчить жизнь.
В тот момент, когда произошел переворот от сферы индустриализации в сферу информации. Появились и начали набирать популярность профессии, связанные с интеллектуальным трудом. Но при этом все больше люди начинали жаловаться на нехватку времени. Это связано с ростом информации и отвлекающих факторов, которые существенно влияют на концентрацию при работе.
Уже к 50-ым годам появилась отдельная ниша в психологии, занимающаяся разработкой эффективных средств для грамотного и рационального использования временных ресурсов. Постепенно люди стали внедрять в свою жизнь новые привычки и пользоваться предложенными методами. Они не только поняли, для чего нужен тайм менеджмент, но и сумели осознать пользу от его использования не только в рабочей сфере, но и в частной жизни.
Польза тайм менеджмента
Разберемся, что дает тайм менеджмент при его применении на постоянной основе. К основным преимуществам внедрения технологии в собственную жизнь следует отнести:
- Избавление от прокрастинации.
Одной из главных проблем современного человека является постоянное откладывание важных и масштабных дел, что в дальнейшем приводит к ситуации аврала перед окончанием дедлайна. Тайм-менеджмент же учит, как разделить одну большую цель на маленькие задачи, что позволяет быстрее осуществить задуманное, и не поддаться прокрастинации.
- Умение концентрироваться и быть в состоянии потока.
Отвлекающие факторы, такие как социальные сети, реклама, приходящая почта, забирают у человека много сил и времени. Переводя свое внимание на телефон или на быстрые действия, мы теряем фокус внимания, связанный с крупной задачей.
- Увеличение эффективности и продуктивности.
Человек учится грамотно расставлять приоритеты, делегировать и распределять обязанности между сотрудниками. В результате эффективность значительно возрастает.
- Улучшение настроения и общего самочувствия.
Своевременно сданные проекты позволяют снизить количество стрессовых ситуаций. Это приводит к обретению гармонии, уверенности в себе, и появлению хорошего настроения.
- Появление свободного времени.
При помощи простых действий, заложенных в основу тайм менеджмента, люди получают контроль над собственной жизнью. Они чувствуют, что могут планировать не только работу, но и отдых, в результате чего не происходит профессионального выгорания.
Польза от внедрения системы видна не сразу необходимо на личном опыте понять, что это такое тайм менеджмент, подобрать для себя подходящую модель и адаптировать ее под собственный образ жизни. Также необходимо учитывать моменты, когда применение является наиболее эффективным.
Когда стоит использовать тайм-менеджмент
Специалисты выделяют несколько наиболее характерных ситуаций, когда действительно необходимо прибегнуть к тайм-менеджменту:
- Если не хватает дисциплины, упорядоченности и систематичности в работе. Внедрение ее в жизнь позволяет выработать эти личностные качества.
- Постоянно приходится испытывать стресс, связанный с дедлайнами и страхом, что работа не будет сдана своевременно.
- Фрилансерам, которые самостоятельно планируют деятельность, и не имеют нормированного рабочего дня. Подобная необходимость возникает с тем, что фрилансеры часто перерабатывают и не умеют отдыхать, что в последствие плохо сказывается на самочувствии, приводит к апатии.
- Появление прокрастинации. Если человек постоянно отвлекается и не может собраться, то ему срочно необходимо постигнуть азы тайм-менеджмента.
- Для правильной организации работы сотрудников. Чтобы отдел максимально хорошо справлялся с планом необходимо разграничить обязанности. Так каждый сотрудник будет знать, что, когда и кому ему нужно сдать.
- Неумение составлять реальные планы. Часто сложности возникают из-за того, что составленный план не соответствует возможностям.
- Переработка. Если из-за работы не остается времени, то велика вероятность возникновения хронической усталости. Во всем должна быть мера.
Ситуации могут быть разными, и не всегда они связаны с негативными факторами. Например, одним из частых факторов также является желание самосовершенствоваться, чтобы достигать лучших результатов — это похвальное желание, но перебарщивать с этим тоже не стоит, иначе рискуете растерять все свое драгоценное время.
Советы и правила для тех, кто хочет начать экономить время
Для внедрения тайм-менеджмента в жизнь необходима небольшая подготовка, которая начинается с изучения советов и правил, которые позволят вам поддерживать выбранную вами методику. К базовым правилам относятся:
- Заведите себе удобный планер, в котором вы будете фиксировать дела, как важные, так и мелкие.
- Альтернатива планеру. Если вы не хотите постоянно носить с собой планер, и хотите, чтобы список дел всегда был под рукой, то тогда можете скачать приложение на смартфон и записывать собственные дела в него.
- Делите задачи по категориям: работа, здоровье, семья, отдых, рутина.
- Постарайтесь составлять планы от общего к частному, используя принцип: 5 лет, год, каждый месяц, неделя, день. Так вы сможете распределить нагрузку.
- Необязательно ждать определенного дня, чтобы начать. Вы можете внедрить новую систему в удобный день.
- Выделите специальный день для просмотра почты. Постоянно отвлекаться на проверку почтового ящика в социальных сетях – это энергозатратное занятие.
- Отключите уведомления в социальных сетях. Заходите в них один раз в день. Такое правило поможет получить от 2 до 6 свободных часов.
- Для пробы методики необходимо время. Обычно для того, чтобы лучше понять, насколько техника подходит вам необходимо 2 недели.
- Меняйте систему, если она вам не подходит. Если вы не замечаете улучшений в продуктивности, то попробуйте другой вариант. В дальнейшем вы сможете выбрать оптимальный для вас способ.
- Вы можете использовать разные методики в зависимости от обстоятельств.
Обратите внимание!
Помните, что тайм-менеджмент – это вспомогательный инструмент, позволяющий сделать жизнь лучше. Но если определенная система не дает результатов, то нет смысла придерживаться ее. Нужно искать что-то новое и пробовать. Для этого приводим в статье несколько эффективных и проверенных техник по управлению временем.
Краткий обзор основных техник тайм-менеджмента
№1 Техника — «правило 10 минут»
Первая техника называется правило 10 минут. Она идеально подходит для тех, кто не может начать определенное дело, потому что считает, что оно займет много времени. Обычно подобное отношение к делу приводит к тому, что приходится делать его в последний момент. Чтобы этого не произошло, необходимо сказать себе: «сегодня я буду заниматься работой всего 10 минут».
Такого небольшого количества времени достаточно, чтобы включиться в работу и такая техника позволяет быстро избавиться от прокрастинации.
№2 Техника — «1-3-5»
Вторая методика касается планирования на день, и называется 1-3-5. Принцип заключается в том, что вы можете выполнить за день одно большое дело, 3 средних и 5 маленьких задач. Преимуществами подобного планирования можно считать то, что вы можете выполнять работу разного уровня сложности, а не постоянно откладывать большие или маленькие дела. Поэтому рекомендуем попробовать разбивать свой день и свои дела, с помощью этой техники.
№3 Техника — «Помодоро»
Третий способ позволит эффективно сконцентрироваться на выполнении определенного действия. Он называется Помодоро. Принцип основан на том, что человек выбирает два временных интервала, первый рабочее время, второй отдых. Интервал рабочего времени от 20 минут до 3 часов, отдыха может быть от 5 до 30 минут. Например, вы работаете 35 минут, затем 10 минут отдыхаете, затем повторяете цикл. Повторность циклов может варьироваться.
От автора:
Я использую именно эту технику в своей работе и дроблю дела на 2 интервала — 10 минут отдых, 30 минут работа. Эта техника очень простая и позволяет сделать огромное количество действий в течении дня, при этом очень легко отслеживать сколько фактического времени было потрачено на выполнение работы. Очень рекомендую ее использовать
№4 Техника — «Лягушки»
Четвертый способ направлен на то, чтобы выполнять в первую очередь те дела, которые не хочется делать. Создатель называет подобные дела «лягушками».
К подобным задачам относятся заполнение документации, это могут быть нудные и скучные задачи, но важные для развития. Так в начале рабочего дня вы начинаете именно с неприятного. Это позволяет постоянно не откладывать их, а также помогает выработать чувство удовлетворения, если в самом начале дня вы справились со столь скучной работой.
№5 Техника — «Матрица Эйзенхауэра»
Пятая методика необходима для того, чтобы развить умение расставлять приоритеты. Для этого вам нужно выписать все дела, которые необходимо выполнить в ближайшее время. Затем начертить квадрат, в котором будут четыре графы:
- 1) срочное и важное
- 2) важное, но не срочное
- 3) срочное, но не важное
- 4) не важное и не срочное.
Разделив дела по категориям, вы поймете с чего нужно начать. Обычно начинают с первой категории.
Заключение
В данной статье мы узнали о тайм-менеджменете, что это такое, разобрались кому необходимо использовать науку в деятельности, какие преимущества она дает. Также были рассмотрены некоторые методики.
Стоит отметить, что на практике можно видоизменять и корректировать приведенные в статье техники. Это позволит максимально оптимизировать рабочий процесс.
Надеемся, что информация была полезна. В комментариях можете написать, какой принцип подходит вам, и пользуетесь ли вы тайм-менеджментом. Оставайтесь с нами, чтобы узнавать больше о саморазвитии и планировании.